Möten – Onödigt eller Nödvändigt? 2(4) | TENTIO
Jenny Wigstein Jenny Wigstein
Published 1 year ago • Approximate 4 minutes

Möten – Onödigt eller Nödvändigt? 2(4)

”Inser du hur upptagna vi är med att lösa problem på grund av bristande kommunikation. Vi har ingen möjlighet att spendera 10 min varje dag med att förbygga det!!” Uttrycket kommer från verkliga livet och kan uppfattas en aning absurt.

Vad är det då som denna person som uttryckt detta relaterar till?

Jo, det finns en kategori möten som Patrick Lencioni, författare och grundare till ”The Table Group” skriver om i sin bok ”The Advantage”, de s k dagliga check-in mötena, som kanske kan uppfattas som inte särskilt viktiga, och inte helt lätta att få till om du jobbar i en internationell organisation med kollegor från olika delar av världen.

Det handlar egentligen om att träffas, inte mer än 10 min varje dag, i ditt team för att diskutera t ex tidplan, händelser under dagen eller problem som behöver lyftas. Här behövs ingen agenda utan du delar information med dina kollegor och får även chansen att mötas och se vilka som är på kontoret.

Rekommendation är att stå upp under mötet för att hålla det kort och alert. Syftet med ett sånt här möte är att det uppstår en vana att du regelbundet pratar med dina kollegor och att det finns ett forum för ämnen som du kan ta direkt istället för att ta tid från te x avdelningsmöten, som sker mer sällan.

Dock finns det alldeles för många team som inte har dagliga check-in möten. Orsakerna till det kan variera. Om jag skall ta upp en bra anledning till att inte genomföra dessa möten, kan det vara t ex om ditt team är utspritt geografiskt så att det rent praktiskt inte fungerar att träffas varje dag. Då blir det mer ansträngande än givande. Det kan ju också vara så att kollegan inte är på kontoret tiden för mötet.

Hur gör man? Då genomförs mötet ändå, kollegan blir naturligtvis inbjuden och kan ringa in om den har möjlighet. Vad händer om du bokat in ett annat möte samtidigt? Ja, för det första så skall du försöka att inte boka in andra möten under den här tiden men ibland behöver man ju göra undantag. Vad som däremot är en dålig ursäkt är att ”jag är för upptagen”.

Vad är det då som är så kraftfullt med dagliga check-in möten? Snabba beslut och problem, som annars har tendens att dras i långbänk, kan tas direkt och bli lösta. Mötet ersätter eventuella missförstånd som lätt sker genom mailkontakt mellan kollegor. Fördelen är att fler blir inkluderade, som kanske missat konversationen via mail. Man får informationen direkt.

En annan tjusning med dessa möten är att teamledaren eller chefen träffar sina kollegor varje dag och har möjlighet att då ta upp saker med medarbetaren istället för att avbryta i det dagliga arbetet genom att skicka mail eller genom telefonsamtal. När du och ditt team väl använder dig av dagliga check-in möten kommer ni inte att vilja sluta.

Mötet mellan människor är viktigt. När du som mötesdeltagare vill förmedla ett engagemang, ett intresse, en oro eller en tveksamhet görs det betydligt lättare när du har ögonkontakt med någon istället för att sitta och trycka bakom en dataskärm eller telefon. Dessutom förmedlas hälften av det vi säger genom kroppsspråket. Det fysiska mötet börjar med att vi lyssnar in för att sedan utbyta tankar, erfarenheter och kunskap.

Genom mötet bekräftar vi varandra och påminns om att det finns olika perspektiv på saker och ting, vilket även ökar engagemanget. Vi kan bli mer öppna, generösa och inspirerade att tänka i nya banor!

Jenny Wigstein, coach & projektledare, TENTIO

TENTIO www.tentio.se

Läs alla inlägg i serien:
Möten – Onödigt eller Nödvändigt? 1(4)
Möten – Onödigt eller Nödvändigt? 2(4)
Möten – Onödigt eller Nödvändigt? 3(4)
Möten – Onödigt eller Nödvändigt? 4(4)

Expolre tags