Möten – Onödigt eller Nödvändigt? 3(4) | TENTIO
Jenny Wigstein Jenny Wigstein
Published 10 months ago • Approximate 4 minutes

Möten – Onödigt eller Nödvändigt? 3(4)

”Säg något positivt om din kollega som sitter bredvid” eller ”skriv ned något om dig själv som andra inte vet om dig”.

Det här är två enkla övningar som du som mötesledare kan använda dig av för att lära känna dina kollegor bättre, vid t ex ett avdelningsmöte eller projektmöte. Att få ge och ta emot positiv feedback från en kollega kan få vem som helst att börja le, eller när någon berättar att den är en hejare på att garnera tårtor, är samtalet i full gång.

Vår hjärna orkar inte ta in en massa information hela tiden utan behöver då och då en paus. Då finns risken att mötesdeltagarna börjar snegla i sina telefoner eller öppna sina datorer för att kolla lite mail. Det i sin tur skapar en större stress och rädsla att inte hinna med sitt arbete och vi blir irriterade av att sitta i detta möte. Då kan en övning vara på sin plats för att skapa en naturlig paus.

När är den bästa tiden för möten?

Enligt forskning är det bäst att lägga viktiga möten på förmiddagen. Då är minnet som mest alert för de allra flesta. Kräv fokus från dina mötesdeltagare och närvaro, inte bara fysisk utan mentalt också. Var tydlig med att du inte vill låta mobiler störa eller ha deltagare knappandes på sina datorer. Ungefär en timma orkar vi vara aktiva. Då passar det bra att avsluta mötet eller ta en paus om mötet är längre. Se till att få tid över till reflektion i slutet av mötet samt genomgång av de beslut som togs.

Hur var det då med det här med mötesagenda? Hur mycket ska du egentligen förbereda?

Författaren till boken ”The Advantage” och grundaren av ”The Table Group” rekommenderar att istället för att knåpa ihop en agenda innan mötet, träffas teamet och spenderar de första 10 minuterna av mötet för att själva skapa en agenda tillsammans. Den här metoden kan appliceras på möten som hålls t ex vecko- eller månadsvis och kan delas in i två steg.

– Mötesledaren ber varje teammedlem att berätta om sina huvudaktiviteter (2–3 st) som han/hon tänker fokusera på under veckan. Detta skall inte ta mer än ca 30 sek/person. Efter genomgången kan det bli omprioriteringar.

– Mötesledaren skapar en realtidsagenda som innebär genomgång av det som är viktigast just nu. Hur förhåller vi oss till det vi anser viktigast? Här kan du använda dig av olika färger för att markera vilka uppgifter som behövs mest fokus på. Var och en sätter den färg på den aktivitet den tycker skall prioriteras. Inte förrän nu kan agendan för mötet sättas utifrån de områden eller uppgifter som kräver mest fokus, markerade med t ex rött.

Positivt med att skapa en realtidagenda är att teamet undviker att hamna i diskussioner om ett ämne som väldigt få har intresse av eller kunskap om.

Möten av annan karaktär, där mötesledaren behöver informera teamet om något, kan en förberedd agenda vara på sin plats. Då behövs tydlighet, ett klart syfte och mål med ditt möte. Fortfarande kan du använda den sista delen av mötet för reflektion och utvärdering. Om alla kan gå ifrån mötet och känna att det gett mer energi än det tagit, då har du ju verkligen lyckats.

Vill du läsa mer om olika övningar du kan använda dig av på dina möten? Nedan finns tre övningar du kan göra med dina mötesdeltagare.
Lära känna varandra – övning
Uppmuntran – övning
Samarbetsövning

Jenny Wigstein, coach & projektledare, TENTIO
TENTIO www.tentio.se

Läs alla inlägg i serien:
Möten – Onödigt eller Nödvändigt? 1(4)
Möten – Onödigt eller Nödvändigt? 2(4)
Möten – Onödigt eller Nödvändigt? 3(4)
Möten – Onödigt eller Nödvändigt? 4(4)

Expolre tags